Podczas wdrażania usługi Microsoft 365 w organizacjach, oprócz oczywistego wyzwania technicznego, jak płynnie wdrożyć i migrować zasoby, istotnym aspektem jest późniejsze korzystanie z nowych narzędzi przez pracowników. Z tego powodu każdy duży projekt musiał zostać podzielony na dwa wzajemnie zależne strumienie – techniczny oraz adopcję/adaptację. Ten drugi skupiał się na rzeczywistej potrzebie dostosowania i wdrożenia narzędzi w codzienne życie pracowników, tak aby mogli wykorzystywać nowoczesne narzędzia w istniejących procesach.
Dlaczego oba trendy są współzależne?
Uważam, że uruchomienie usługi bez kluczowych funkcji nie zostanie pozytywnie odebrane przez użytkowników i nie będą chcieli z niej korzystać. Z drugiej strony, dostarczenie kompletnej platformy aplikacyjnej bez ustalonych zasad porządku i bezpieczeństwa prędzej czy później skończy się katastrofą, a co najmniej chaosem komunikacyjnym. Dlatego kluczowe jest dopasowanie potrzeb biznesowych do możliwości konfiguracyjnych i bezpieczeństwa platformy. Wymaga to większego wysiłku, ale zapewnia bezpieczne środowisko pracy, które zwiększy produktywność użytkowników.
Jednak wiedza na temat potrzeby wyjaśnienia celów biznesowych nie zawsze była prawidłowo stosowana.
Wielokrotnie spotykałem się z przypadkami, w których świetne i nowe funkcje zawarte w pakiecie Office 365 były prezentowane jedynie wybranej grupie osób. Korzyści i możliwości nie były przekazywane. Z perspektywy użytkowników końcowych, którzy mogli doświadczać procesu migracji, kluczowe było, aby „działało tak, jak teraz, albo szybciej”, co głównie sprowadzało się do obsługi klienta Outlook. Prezentacja możliwości nowych narzędzi była pomijana. Czasami organizacje przekazywały informacje o dostępie do aplikacji bez omówienia lub wyjaśnienia ich przeznaczenia.
Ostatnie lata pokazały wszystkim potrzebę nauczania użytkowników korzystania z aplikacji takich jak Teams czy OneDrive. Podczas warsztatów/szkoleń okazało się, jak mało użytkownicy wiedzą o możliwościach nowoczesnych narzędzi, które mieli do dyspozycji od wielu miesięcy. Ten element – przybliżenie poprawnego i bezpiecznego sposobu korzystania z narzędzi pakietu Microsoft 365 – stał się moim głównym celem. Poprzez szkolenia, warsztaty i materiały edukacyjne kształtowałem wiedzę wśród pracowników. Jednak tylko nieliczne organizacje miały dedykowane przestrzenie, a jedynie jedna wiedziała, gdzie znajdują się materiały szkoleniowe.
Powyższe problemy – brak materiałów, miejsca ich przechowywania i świadomości pracowników – można łatwo rozwiązać, korzystając z Viva Learning i witryny SharePoint. Viva Learning pozwala na dostarczenie pracownikom dedykowanego rozwiązania, w którym będą mieli dostęp do wcześniej przygotowanych materiałów szkoleniowych.
Szczegóły techniczne z Onex Group Professional Services
Proces uruchamiania polega na utworzeniu dedykowanej witryny SharePoint w ramach naszego dzierżawcy. Następnie wskazujemy jej adres w panelu administracyjnym Viva Learning dostępnym pod adresem admin.microsoft.com w ustawieniach organizacji. Jeśli stworzono nową witrynę, może być konieczne odczekanie godziny przed przystąpieniem do ustawienia jej adresu.
Po ustawieniu adresu na stronie powinna pojawić się lista, w której tworzymy linki do materiałów w dokumentach.
W polu tytuł wprowadzamy informacje o zawartości (nie jest ono później wyświetlane) oraz link do folderów z zawartością materiałów szkoleniowych.
W bibliotece, w której przechowujemy dokumenty i materiały szkoleniowe (powiązane z poprzednim obrazem), musimy utworzyć określone kolumny danego typu.
Dla kolumny SkillTags należy dodatkowo wybrać opcję dodawania wielu wartości.
Materiały szkoleniowe możemy umieszczać w określonych folderach. Dozwolone typy plików:
Folder wymaga autoryzacji dla określonej grupy odbiorców.
Po właściwej konfiguracji materiały powinny pojawić się u użytkowników (do 24 godzin) w zakładce Viva Learning w sekcji z nazwą organizacji.
Po przejściu do całej zawartości dostępnej z poziomu organizacji uzyskujemy dostęp do listy z możliwością filtrowania według dostawcy i czasu trwania kursu. Informacje, które uzupełniliśmy na witrynie SharePoint, jak opis czy link do obrazu, są prezentowane z każdym kursem.
Możemy kliknąć dany kurs, aby zobaczyć jego szczegóły, lub użyć opcji „…” do natychmiastowego dodania go do kalendarza lub polecenia znajomemu.
W szczegółach danego kursu możemy go odtworzyć, udostępnić, polecić, zaplanować lub dodać zakładkę.
Możliwości administratora
Administrator Viva ma również dodatkowe możliwości zarządzania i publikowania treści.
Jedną z takich opcji jest wyróżnienie kursu i wyświetlenie go na ekranie głównym w celu polecenia treści użytkownikom. W ramach zestawu określamy, które kursy chcemy polecić i kiedy będą wyświetlane.
Jeśli polecanych jest kilka kursów, w lewym dolnym rogu pojawia się opcja przełączania między nimi.
Administrator może również utworzyć ścieżkę nauki, w której połączy wiele kursów. Podobnie jak w przypadku pojedynczych elementów, mogą one być wyróżnione, zaplanowane i udostępnione.
Dodatkowym elementem jest możliwość ograniczenia dostępu do wybranych kursów w ramach platformy, opierając się na przypisaniu dostępu do wybranych grup.
Podsumowanie
Dzięki tym możliwościom uzyskujemy doskonałą platformę edukacyjną, w której, oprócz przygotowania przestrzeni do zdobywania wiedzy, możemy uzupełniać ją już posiadanymi materiałami. Łączymy gotowe elementy w ramach kursów i udostępniamy je współpracownikom w przejrzysty sposób. Dzięki temu mogą prowadzić rejestr już ukończonych szkoleń i dzielić się wiedzą z innymi pracownikami.
Niestety, nie ma jeszcze możliwości importowania ukończonych kursów, które zgromadziliśmy do tej pory, np. w ramach Microsoft Learn. Jest to częsty temat poruszany przez osoby korzystające z tego typu portali od dłuższego czasu.
Dodatkowym elementem jest raportowanie ukończonych kursów przez użytkowników. W tym zakresie Microsoft przygotował rozwiązanie umożliwiające pobranie tych informacji i wyświetlenie ich w raporcie w Power BI. Oto link do dokumentacji:
