„Modern Workplace” to termin używany do opisania firm, które korzystają z nowoczesnych narzędzi i wprowadzają transformację cyfrową, aby zwiększyć produktywność i zadowolenie pracowników. Firmy te promują również efektywną współpracę, jednocześnie utrzymując bezpieczeństwo i integralność systemów oraz danych. Jest to efektywne i bezpieczne miejsce pracy, do którego pracownicy mają dostęp z dowolnego miejsca. Ponadto firmy te są odporne na dynamiczne zmiany gospodarcze.
Aplikacje zawarte w Microsoft 365 są odpowiedzią na potrzeby firm, które chcą pracować zgodnie z filozofią Modern Workplace. Microsoft 365 jest zdecydowanie kluczowym elementem efektywnego, bezpiecznego i elastycznego ekosystemu pracy. Dzięki nowoczesnym narzędziom możemy pracować z dowolnego urządzenia, z dowolnego miejsca. Microsoft 365 jest również odpowiedzią na globalne zmiany w podejściu do trybu pracy. Warto również podkreślić, że korzystając z usług Microsoft w subskrypcji, mamy dostęp do zawsze aktualnych rozwiązań.
Co zawiera Microsoft Modern Workplace?
Microsoft Modern Workplace to środowisko pracy, które działa przy użyciu zestawu technologii i aplikacji produktywności Microsoft 365, które wykorzystują moc chmury.
Bezpieczna poczta e-mail i kalendarze z asystentem planowania (Exchange Online)
Exchange Online w skrócie to serwer poczty Microsoft Exchange w chmurze, który zabezpiecza komunikację dzięki mechanizmom Exchange Online Protection. Ponadto kalendarz z asystentem planowania jest doskonałym narzędziem do organizowania spotkań większej grupy osób. Oczywiście trudno opisać tę fantastyczną usługę w jednym zdaniu. Funkcje zawarte w Exchange Online zdecydowanie warto wyróżnić:
- Zaawansowane funkcje bezpieczeństwa – Usługa e-mail zawiera zaawansowane funkcje ochrony informacji. Filtry antyspamowe nie tylko chronią przed niechcianymi wiadomościami, ale także wykrywają złośliwe oprogramowanie.
- Niezawodność – Dzięki gwarantowanemu czasowi działania na poziomie 99,9% i umowie SLA wspieranej finansowo, możemy liczyć na to, że nasza poczta będzie zawsze działać.
- Centrum administracyjne – Exchange Admin Center jest bardzo intuicyjne w zarządzaniu, dzięki czemu zarządzanie organizacją jest bardzo efektywne, nawet jeśli administracja jest prowadzona przez osobę bez umiejętności technicznych.
- Bezpieczeństwo na różnych urządzeniach – Administratorzy mogą tworzyć różne zasady bezpieczeństwa dla urządzeń przenośnych. Można stworzyć listę takich urządzeń, z których można uzyskać dostęp do M365, wymusić blokady PIN, a także możliwe jest zdalne usunięcie danych firmowych.
- Dostęp z dowolnego miejsca – dzięki temu, że usługa jest dostępna online, użytkownik ma dostęp do poczty e-mail i kalendarza z dowolnego urządzenia, z dowolnej przeglądarki.
- Ochrona danych – dzięki zaawansowanym zasadom Data Loss Prevention (DLP), wiadomości wysłane przez pomyłkę są blokowane przed wysłaniem. Dzięki temu wrażliwe dane nie zostaną dostarczone do osób nieuprawnionych.
Narzędzia do zarządzania Enterprise Mobility and Security (EMS)
EMS to kompleksowe podejście do wyzwań związanych z bezpieczeństwem IT. EMS nie tylko chroni organizację, ale także identyfikuje wszelkie naruszenia bezpieczeństwa, zanim mogą one wyrządzić konkretne szkody.
Microsoft 365 zawiera szeroki zakres narzędzi, które zapewniają nam widoczność proaktywnej ochrony przed zaawansowanymi zagrożeniami, takimi jak złośliwe oprogramowanie, phishing i cyberataki, a także ochronę tożsamości, aplikacji, danych i urządzeń. Co zawiera EMS? Dzięki tym usługom możemy kompleksowo chronić naszą firmę przed wszelkiego rodzaju wyciekiem informacji i danych:
- Intune – ta usługa pozwala na definiowanie urządzeń (laptopów, tabletów, telefonów), z których użytkownik ma dostęp do usług 365. Intune definiuje również aplikacje, które można zainstalować na urządzeniach służbowych. Co więcej, ta usługa pozwala administratorom na zdalne usunięcie danych firmowych w przypadku utraty lub kradzieży sprzętu służbowego. Administrator ma pełną kontrolę nad urządzeniami, w tym nad ustawieniami, funkcjami i bezpieczeństwem.
- Microsoft Defender for Identity – Defender for Identity umożliwia specjalistom ds. bezpieczeństwa, którzy mają trudności z wykrywaniem zaawansowanych ataków w środowiskach hybrydowych, monitorowanie użytkowników, zachowań i działań jednostek za pomocą analizy opartej na uczeniu się. Ta usługa również znajduje złośliwe linki i załączniki. Usługa umożliwia specjalistom ds. bezpieczeństwa wykrywanie zaawansowanych cyberataków, monitorując i analizując zachowania i działania pracowników.
- Azure Active Directory – to usługa w chmurze, która pozwala administratorom zarządzać tożsamością i dostępem do Microsoft 365. Azure Information Protection – Zapewnia lepszą ochronę poufnych informacji poprzez klasyfikowanie (etykietowanie) dokumentów wysyłanych e-mailem. Administrator może skonfigurować etykietę z zasadami wykrywania poufnych danych (numer telefonu, numer karty kredytowej). Takie etykiety klasyfikują i chronią dokumenty, na przykład śledząc i kontrolując użycie treści dokumentu lub analizę przepływu danych. Dzięki etykietowaniu dokumentu możliwe jest zapobieganie wyciekom wrażliwych danych lub ich niewłaściwemu wykorzystaniu.
- Azure AD Multi-Factor Authentication – MFA to proces, w którym użytkownik jest proszony o dodatkową formę identyfikacji podczas procesu logowania, taką jak wprowadzenie kodu otrzymanego na telefon.
Automatyzacja procesów w firmie
„Zadbaj o to, co ważne. Zautomatyzuj resztę” – zgodnie z tym zdaniem Microsoft stworzył Power Automate (dawniej Flow). Każdy pracownik jest w stanie zbudować zautomatyzowane procesy za pomocą przepływów. Użytkownicy mogą po prostu przeciągać i upuszczać narzędzia oraz setki wstępnie zbudowanych konektorów, które z łatwością automatyzują powtarzalne, monotonne zadania. Automatyzując zadania, pracownicy mogą szybko zwiększyć produktywność, dzięki czemu mają więcej czasu na innowacje niż na zadania operacyjne. Dzięki Power Automate możemy:
- Automatyzować procesy biznesowe,
- Wysyłać automatyczne przypomnienia o zaległych zadaniach,
- Zarządzać danymi biznesowymi,
- Automatyzować zadania na lokalnym urządzeniu.
Usługa zdecydowanie oszczędza czas, po prostu automatyzując powtarzalne „ręczne” kroki.
Efektywna komunikacja i skuteczna współpraca w erze pracy zdalnej (MS Teams + PowerApps + OneDrive)
Microsoft Teams zapewnia efektywną komunikację dzięki możliwości wysyłania szybkich wiadomości za pomocą czatu, tworzenia grup czy organizowania wideokonferencji. W erze pracy zdalnej jest to doskonałe narzędzie, jeśli musimy być w stałym kontakcie z naszymi współpracownikami lub klientami.
Jeśli połączymy Microsoft Teams z usługami Onedrive, Sharepoint lub OneNote oraz PowerApps, uzyskamy kompleksowe rozwiązanie do współpracy. Dzięki zawsze dostępnym dokumentom i plikom możemy tworzyć i dzielić się pomysłami, kiedy tylko chcemy, a jednocześnie współpracować – absolutnie efektywnie!
Dokumenty Onedrive / Sharepoint / OneNote mogą być udostępniane członkom zespołu i edytowane w czasie rzeczywistym; PowerApps pozwala użytkownikom tworzyć szablony, projektować prosty przepływ dokumentów i ciągłe udostępnianie informacji, w zależności od ich potrzeb, które wcześniej były dostępne tylko dla profesjonalnych deweloperów.
Aplikacje do współpracy zawarte w Microsoft Modern Workplace, takie jak Microsoft Teams, Office 365 i SharePoint, umożliwiają pracownikom łatwą współpracę nad dokumentami, niezależnie od ich lokalizacji czy pory dnia. Co więcej, posiadanie wirtualnego pulpitu Windows 10 daje jeszcze więcej możliwości, pozwalając użytkownikom na dostęp do pulpitu z dowolnego urządzenia. To rozwiązanie zmniejsza koszty podróży służbowych, szkoleń i administracji całej infrastruktury IT.
Warto również podkreślić, że Microsoft Teams stale się rozwija i dodaje nowe funkcje, aby dostosować się do dynamicznych zmian gospodarczych i społecznych. Zdecydowanie poprawia to komfort użytkowania.
Taki zaawansowany technologicznie komunikator zwiększa również produktywność, może podnieść morale i umożliwia nawiązywanie połączeń między ludźmi z różnych zespołów. Im bardziej elastyczna jest współpraca pracowników, tym bardziej efektywna będzie współpraca – nawet zdalnie.
Intranet (Sharepoint) – centralne miejsce gromadzenia kluczowych informacji w organizacji, wzbogacone o automatyzację przepływu dokumentów.
Korzystając z Sharepoint jako Intranetu, użytkownicy mogą tworzyć bazę wiedzy dla całej firmy, zwiększać możliwości pracy zespołowej, szybko znajdować informacje i bezproblemowo współpracować w całej organizacji. SharePoint wspiera pracę zespołową dzięki dynamicznym i produktywnym witrynom zespołowym dla każdego działu i zespołu w projekcie. Usługa pozwala również pracodawcom i pracownikom definiować procesy biznesowe – od prostych zadań, takich jak powiadomienia i zatwierdzenia, po skomplikowane przepływy operacyjne. Korzystając z list i bibliotek SharePoint, Power Automate i Power Apps, użytkownicy mogą tworzyć bogate cyfrowe doświadczenia użytkownika za pomocą formularzy, przepływów pracy i niestandardowych aplikacji dla każdego urządzenia.
Zawsze aktualne aplikacje Office, dostępne z dowolnego urządzenia.
Każdy użytkownik Microsoft / Office 365 korzystający z odpowiedniego planu ma możliwość zainstalowania zawsze aktualnych aplikacji MS Office na 5 swoich urządzeniach. Dzięki temu aplikacje te będą zawsze wspierane, co gwarantuje ciągłą kompatybilność rozwiązania z kontrahentami oraz dostęp do wszystkich wdrożonych rozwiązań.
Dlaczego warto?
Oto kilka powszechnych powodów, dla których firmy wybierają Microsoft Modern Workplace zamiast tradycyjnego rozwiązania:
- Zróżnicowane kanały komunikacji – pracownicy komunikują się za pomocą różnych kanałów, co prowadzi do chaosu komunikacyjnego. W rezultacie nie jesteśmy w stanie dobrze zarządzać naszymi zadaniami ani komunikacją z kontrahentami i klientami. Nie mamy kontroli nad informacjami, a w konsekwencji gubimy się w prowadzeniu dużej liczby projektów.
- Korzystanie z kilku niezależnych systemów – często zdarza się, że firmy wdrażają kilka platform zarządzania, które mają bardzo ograniczoną integrację i automatyzację między sobą. Zwiększa to ryzyko błędów i zwiększa obciążenie pracą. Zgodnie z ideą „pracuj mądrze, nie ciężko”, nowocześni doświadczeni pracownicy doceniają możliwość wykorzystania swojego czasu pracy na efektywną pracę, a nie na konieczność radzenia sobie z błędami generowanymi przez system.
- Silosy danych / zespołów – Zespoły pracują w silosach z ograniczoną widocznością innych części biznesu. Dane są przechowywane w licznych miejscach, a dostęp jest ograniczony ze względu na konfigurację. W takich warunkach organizacja nie jest w stanie stworzyć trwałej przewagi konkurencyjnej, ponieważ nie tworzy spójnego przekazu na zewnątrz. Organizacja nie jest w stanie reagować na zmieniające się otoczenie i skutecznie oceniać swoich działań.
- Technologia – Technologia wdrożona przez firmę ma ograniczenia skalowalności i nie w pełni spełnia potrzeby pracowników. Subskrypcja M365 jako usługa w chmurze umożliwia szybką transformację cyfrową i dostęp do każdej z usług z jednej konsoli zarządzania.
- Bezpieczeństwo – Brak zarządzania urządzeniami lub cyberbezpieczeństwem naraża firmę na duże ryzyko w przypadku ataku hakerskiego. Może to prowadzić do tragicznych konsekwencji, ponieważ wrażliwe dane mogą zostać skradzione, w tym te, które naruszają zasady RODO lub kradzież opatentowanych rozwiązań. Można uniknąć takich sytuacji przy niskim koszcie, inwestując w technologię Microsoft, która została opracowana przez doświadczonych, najlepszych specjalistów na świecie.
Podsumowując – dzięki wykorzystaniu chmury obliczeniowej przy niskim koszcie, każdy może mieć rozwiązanie, które – wydawałoby się – jest przeznaczone tylko dla dużych korporacji. Model subskrypcyjny pozwala na indywidualny dobór rozwiązania – optymalnego pod względem potrzeb i kosztów. Modern Workplace po prostu się opłaca – na wiele sposobów. Przekonaj się sam.
