Na czym polega efektywna praca z Office 365?

Office 365 to zbiór aplikacji, rozwiązań, usług i narzędzi do zastosowań profesjonalnych głównie w firmach, ale także w domach, szkołach, urzędach i różnego rodzaju instytucjach, dostępnych w modelu Oprogramowanie jako Usługa, za które rozliczamy się w oparciu o abonament.  Nie interesuje nas zasilanie, zdarzenia losowe i setki innych aspektów. Wystarczy nam komputer, tablet, bądź smartfon z dostępem do Internetu i przeglądarki internetowej. Dzięki temu możemy usprawnić pracę w naszej firmie, a służy do tego wiele funkcji i narzędzi wchodzących w skład Office 365. Oto one.

Najważniejszym elementem pakietu Office 365 jest poczta e-mail, działająca w oparciu o serwer Exchange Online. Obecny jest on w Office 365 od samego początku i na podstawie  niego działa wiele innych funkcji pakietu Office 365. Exchange Online daje nam ogrom możliwości w kwestiach pracy zespołowej, między innymi możemy tworzyć  zaawansowane kalendarze osobiste, kalendarze zasobów (takich jak sale konferencyjne, projektory, samochody i inne służbowe sprzęty). Ponadto Exchange Online oferuje funkcję tworzenia skrzynek współdzielonych, czyli takich, do których dostęp będzie miała grupa naszych pracowników. Przykładem takiej skrzynki może być konto o początku adresu biuro@mojafirma, albo pomoc@mojafirma. Co najważniejsze, skrzynki współdzielone nie wymagają dodatkowych licencji, czyli innymi słowy, możemy je zakładać nie ponosząc dodatkowych kosztów. Poczta w Office 365 oferuje narzędzie do zarządzania zadaniami osobistymi, a nawet pozwala zakładać przestrzenie robocze dla całych zespołów, zwane Grupami usługi Office 365.

Harmonogramowanie zadań w narzędziu Planner

Stosunkowo nową aplikacją pakietu Office 365 jest z pewnością Planner. Mówiąc najprościej, to rozbudowany organizer zadań, zarówno osobistych, projektowych, jak i całych zespołów. Jak na porządny organizer przystało, Planner pozwala tworzyć nowe zadania, punkty kontrolne tychże zadań, wstawiać komentarze i załączniki w zadaniach, a także oddelegowywać zadania wskazanym pracownikom. Kontrolę nad harmonogramami przygotowanymi w Plannerze możemy sprawować w rozbudowanym widoku analitycznym, który w postaci wykresów obrazuje postęp realizacji. Co więcej, Planner posiada wbudowany kalendarz, a co najlepsze, możemy ten kalendarz połączyć z naszą firmową pocztą e-mail, tak aby mieć wgląd w zadania z jednego miejsca.

Osobisty dysk internetowy OneDrive

Office 365 to, de facto, jedna duża usługa służąca do przechowywania różnego rodzaju danych, dzielenia się nimi z innymi osobami i współpracowania. Jedną z flagowych funkcji, służących do tego,  jest OneDrive dla firm. Jest on internetowym dyskiem o pojemności bagatela 1TB przestrzeni dyskowej w większości planów subskrypcyjnych Office 365. Co ważne, dokumenty i inne pliki, które zapiszemy w OneDrive, będą domyślnie dostępne tylko dla nas. Pozwala nam to więc tworzyć między innymi kopie zapasowe najważniejszych danych, a także otwierać pliki z dowolnego komputera i miejsca na Ziemi, mając jedynie dostęp do Internetu. Ponadto dane, które zapiszemy na dysku OneDrive, możemy udostępniać pracownikom, znajomym i rodzinie, czy innym osobom spoza naszej firmy.

Komunikacja biznesowa za pomocą Skype dla firm

Czym byłaby praca zespołowa, gdybyśmy nie mogli się komunikować ze współpracownikami? Byłaby nieefektywna. Dlatego też Office 365 poza magazynowaniem danych, kładzie także ogromny nacisk na komunikację. Jednym z narzędzi do tego służących jest Skype dla firm, znany wcześniej pod nazwą Lync. To komunikator z prawdziwego zdarzenia, bowiem poza wiadomościami błyskawicznymi, połączeniami głosowymi i wideo, oferuje całą gamę metod współpracy na odległość. Między innymi możemy prowadzić pokaz slajdów, przeprowadzać ankiety, burze mózgów, a nawet współpracować nad dokumentami i prezentować swój własny pulpit osobom będącym w odległych zakątkach Ziemi. Skype dla firm, jak i wiele innych narzędzi Office 365, integruje się z innymi aplikacjami. Wprost z komunikatora możemy planować spotkania online, mamy wgląd w plan dnia w oparciu o nasz kalendarz Exchange, a także zmieniając nasz status dostępności (na przykład na Zajęty), będzie on widoczny w innych miejscach (na przykład w poczcie e-mail) u innych osób.


Ogromna przestrzeń robocza w witrynach SharePoint

Wspominaliśmy wcześniej, że jedną z najważniejszych funkcji i obecnych od początków Office 365 jest poczta e-mail działająca w oparciu o Exchange Server. Drugą funkcją obecną od początku jest usługa SharePoint. SharePoint jest wirtualną biblioteką dokumentów i ogromnym zbiorem aplikacji, oferujących szeroką gamę funkcji i elastyczność  konfiguracji według swoich potrzeb. Biblioteka dokumentów działająca w ramach SharePointa jest de facto rozwiązaniem podobnym do dysku OneDrive , z tą różnicą, że dane które w niej umieścimy są widoczne dla wszystkich członków danej grupy, tudzież witryny, założonej w SharePoint. Dzięki temu od razu otrzymujemy możliwość wspólnej pracy na plikach, a także możemy je, podobnie jak w OneDrive, udostępniać innym osobom. Co ważne, SharePoint automatycznie tworzy i prowadzi historię wersji plików, szczególnie przydatną gdy jeden z pracowników dokona niezamierzonych zmian w dokumencie. Z kolei w kontekście wspomnianych aplikacji, są one gotowymi rozwiązaniami, które za pomocą kilku kliknięć możemy wdrożyć do witryny i rozpocząć od razu pracę, na przykład przy projektach, bazach klientów i wielu innych zastosowaniach. Oprócz tego w SharePoint Designer można tworzyć własne rozwiązania dostosowane do potrzeb firmy ale wymaga to wiedzy informatycznej.

SharePoint, podobnie jak poczta e-mail Exchange, oferuje funkcję tworzenia Grup usługi Office 365. To flagowa funkcja w Office 365, która daje nam ogrom możliwości i najwyższy poziom efektywnej pracy. Zakładając wspomnianą grupę, od razu uzyskujemy dostęp do wspólnej skrzynki pocztowej zespołu, wspólnej witryny i biblioteki dokumentów w SharePoint, wspólnego harmonogramu zadań w Plannerze, wspólnego notesu w ramach aplikacji OneNote, wspólnego kalendarza i wielu więcej.

Co ważne, podczas tworzenia grupy możemy nadać jej odpowiedni poziom uprawnień, tak aby na przykład zespół Księgowość miał wgląd tylko w swoją przestrzeń i nie widział przestrzeni zespołu Marketing. I vice versa. Nie stoi także nic na przeszkodzie, aby Grupa usługi Office 365 była otwarta na każdego pracownika, a nawet na osoby spoza naszej firmy.

Wszystko w jednym miejscu – Microsoft Teams

Ilość funkcji i narzędzi dostępnych w ramach Office 365 u wielu użytkowników przysparza problem w podjęciu decyzji, z których narzędzi korzystamy w ramach naszej firmy, zespołu czy projektu. Microsoft wyszedł naprzeciw nam oddając w nasze ręce nowe narzędzie – Teams. Jest to prawdziwy kombajn wśród rozwiązań biznesowych.

Teams integruje w sobie większość funkcji i narzędzi dostępnych w innych miejscach pakietu Office 365, między innymi komunikację (wiadomości błyskawiczne, spotkania online, rozmowy głosowe i wideo, udostępnianie pulpitu), pracę zespołową w ramach przestrzeni roboczych, biblioteki dokumentów, aplikacje pakietu Office Online i możliwość współpracy nad plikami w ramach Teams, wspólny notes OneNote i wiele więcej. Co ważne, zespoły w Teams to tak naprawdę Grupy usługi Office 365. Innymi słowy, tworząc w poczcie nową grupę, automatycznie tworzony będzie nowy plan w Plannerze, nowa witryna w SharePoint i nowy zespół w Teams. I odwrotnie.

Ponadto aplikacja Teams wkrótce przejmie funkcje dostępne w Skype dla firm, bowiem producent – firma Microsoft – planuje przenieść funkcje programu Skype w pełni do aplikacji Teams, tak aby tę pierwszą uśmiercić.

Przykład programu Teams pokazuje, jak świetnie są skomunikowane wszystkie usługi pakietu Office 365, co przyspiesza codzienną pracę. Ponadto praktycznie wszystkie aplikacje są kompatybilne z urządzeniami mobilnymi i większość z nich posiada nawet dedykowane aplikacje do zainstalowania na urządzeniach z systemami Google Android oraz Apple iOS.

Elastyczność na światowym poziomie

Tak naprawdę to nie wszystko. Kupując subskrypcję Office 365, otrzymujemy jeszcze dostęp do wielu innych aplikacji, takich jak Sway, Bookings, PowerApps, Stream, czy Flow. Wiele z nich to tak naprawdę wydzielona część innej większej usługi (Bookings działa w oparciu o SharePoint i kalendarz Exchange; Stream to wydzielona biblioteka na pliki wideo). Co jednak najciekawsze, usługa Microsoft Flow jest świetnym integratorem wszystkich funkcji Office 365 i nie tylko. Za jego pomocą możemy tworzyć od prostych po rozbudowane przepływy pracy, danych i dokumentów. Przykład: otrzymuję codziennie wiele wiadomości e-mail z fakturami. Chciałbym, aby automatycznie były one zapisywane na SharePoincie w folderze Faktury. Z pomocą przychodzi Flow, w którym po jednorazowej konfiguracji takiego przepływu (tudzież obiegu) dokumentu, będą one zapisywane w sposób automatyczny we wskazanym przez nas miejscu. Zastosowań można by wymieniać setki, co świadczy o ogromnych możliwościach tego narzędzia. Oczywiście efektywne korzystanie z Flow, jak i z całego pakietu Office 365 wymaga od nas podjęcia odpowiednich kroków związanych z poprawną konfiguracją funkcji. Ta odpowiednia konfiguracja daje nam elastyczność na światowym poziomie, a ta elastyczność w zastosowaniach przekłada się na najwyższy poziom efektywności naszej pracy w Office 365.

Polecamy również

Dlaczego warto robić Backup?  Jak go wykonać?

Dlaczego warto robić Backup? Jak go wykonać?

07.08.2018

Dlaczego w Onex Group wdrożyliśmy chmurę Azure?

Dlaczego w Onex Group wdrożyliśmy chmurę Azure?

26.07.2018

Oszczędność pieniędzy dzięki chmurze. Jak zyskać przenosząc się do Azure?

Oszczędność pieniędzy dzięki chmurze. Jak zyskać przenosząc się do Azure?

24.07.2018

Na czym polega efektywna praca z Office 365?

Na czym polega efektywna praca z Office 365?

06.07.2018

Na czym polegają wdrożenia usługi Office 365?

Na czym polegają wdrożenia usługi Office 365?

28.06.2018

Kompleksowe środowisko pracy w chmurze w Northgate Logistics

Kompleksowe środowisko pracy w chmurze w Northgate Logistics

28.06.2018

Jak zabezpieczyć dane korzystając z chmury Microsoft?

Jak zabezpieczyć dane korzystając z chmury Microsoft?

27.06.2018

Onex Group liderem po I kw. 2018 r. w konkursie Partnera Roku Microsoft MŚP

Onex Group liderem po I kw. 2018 r. w konkursie Partnera Roku Microsoft MŚP

07.06.2018

Epidemia ransomware dotyczy już prawie połowy firm

Epidemia ransomware dotyczy już prawie połowy firm

28.11.2017

Korzyści płynące z chmury królują nad zagrożeniami

Korzyści płynące z chmury królują nad zagrożeniami

09.11.2017

Onex Group trzeci rok z rzędu z tytułem Partnera Roku Microsoft

Onex Group trzeci rok z rzędu z tytułem Partnera Roku Microsoft

11.10.2017

Firmy MŚP coraz bardziej zorientowane na chmurę

Firmy MŚP coraz bardziej zorientowane na chmurę

09.08.2017

Spada liczba ataków phishingowych. MŚP w grupie podwyższonego ryzyka

Spada liczba ataków phishingowych. MŚP w grupie podwyższonego ryzyka

26.07.2017

Polska coraz bardziej gotowa na chmurową rewolucję

Polska coraz bardziej gotowa na chmurową rewolucję

18.07.2017

Onex Group laureatem globalnego konkursu Partnera Roku Microsoft 2017

Onex Group laureatem globalnego konkursu Partnera Roku Microsoft 2017

02.06.2017

Onex Group liderem w sprzedaży rozwiązań chmurowych dla MŚP

Onex Group liderem w sprzedaży rozwiązań chmurowych dla MŚP

25.05.2017

Dwie trzecie firm z sektora MŚP pracuje w chmurze, więcej o 16 pp. niż rok temu

Dwie trzecie firm z sektora MŚP pracuje w chmurze, więcej o 16 pp. niż rok temu

27.03.2017

Pracownik największym zagrożeniem dla poufności danych

Pracownik największym zagrożeniem dla poufności danych

13.02.2017

Przybywa możliwości i zachęt do szkolenia przez internet

Przybywa możliwości i zachęt do szkolenia przez internet

30.01.2017

Boją się chmury, pomimo braku problemów?

26.01.2017

Rosną obawy o bezpieczeństwo chmury

24.01.2017

Ponad połowa przedsiębiorców nigdy nie miała negatywnych doświadczeń z chmurą

23.01.2017

Chmura pochłania co najmniej 15 proc. budżetu IT

05.01.2017

Z Office 365 korzysta już co piąty pracownik

23.11.2016

Onex Group obronił tytuł Partnera Roku Microsoft w sektorze MŚP

25.10.2016

MŚP coraz częściej ofiarami ataków hakerskich

13.10.2016

Onex Group z najwyższą sprzedażą Office 365 w Polsce

13.09.2016

Co druga licencja w Polsce jest nielegalna

22.06.2016

Onex Group z tytułem Partnera Roku Microsoft 2016

01.06.2016

Przedsiębiorcy coraz częściej stawiają na chmurowe usługi dodatkowe

24.05.2016

Chmura: im mniejsza firma, tym bardziej obawia się o bezpieczeństwo danych

26.04.2016

Polski biznes chętnie korzysta z rozwiązań chmurowych

30.03.2016

Onex Group po raz kolejny wspiera szachistów

29.03.2016

Trendy w rozwiązaniach chmurowych: hybryda zyskuje na znaczeniu

14.03.2016

Większość polskich firm organizuje szkolenia stacjonarne, ale e-learning zyskuje na znaczeniu

15.02.2016

Onex Group liderem sprzedaży Office 365 w IV kwartale 2015!

27.01.2016

Co druga firma w Polsce korzysta z rozwiązań chmurowych

18.01.2016

Za nami przełomowy rok w kontekście usług chmurowych

16.01.2016

Start-upy rozwijają skrzydła w chmurze

09.12.2015

Nowy Office 2016 – jak zmienił się Excel?

24.11.2015

Office 365 – korporacyjne standardy w małej i średniej firmie

03.11.2015

Onex Group partnerem roku Microsoft

23.10.2015

Rośnie popularność Office 365 w sektorze MŚP

28.09.2015

Onex Group liderem sprzedaży Microsoft Office 365 w II kwartale br.

20.07.2015

Microsoft Publisher – aplikacja DTP w pakietach MS Office

07.07.2015

Skype dla firm: zabezpieczenia klasy korporacyjnej i intuicyjny interfejs

22.06.2015

Rynek e-learningu osiągnie w 2016 roku 51,5 mld dolarów

27.05.2015

Masz pytania?

Skontaktuj się z nami Nasi konsultanci dostępni są dla Ciebie od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 - 17:00.
34 33 39 777 Sklep@GrupaCentrumXP.pl
Zamów kontakt Zostaw swój numer, a my oddzwonimy do Ciebie w ciągu 1 dnia roboczego!